Der CFO eines traditionellen Unternehmens mit 400 Mitarbeitern teilte kürzlich eines seiner größten Probleme mit uns. Die Budgetierungsprozesse seines Unternehmens dauern ungefähr 4 Monate – was ihre Betriebsabläufe fast zum Stillstand bringt. Stellen Sie sich ihre täglichen Diskussionen vor: Können wir mit einem neuen Anbieter weitermachen? Nein, wir diskutieren über Budgets. Können wir diesen Kandidaten einstellen? Noch nicht, unser Budget ist noch nicht final. Lange Budgetierungszyklen lähmen die Entscheidungsfähigkeit von Unternehmen.

Was bei der Budgetierung schief läuft

Normalerweise funktioniert es so: Führungskräfte erstellen Budget-Szenarien und stimmen sich darauf ab. Wenn der Plan vernünftig klingt, leiten sie die Vorlage zurück an die Finanzabteilung. Die Finanzabteilung geht für Tage und Nächte in den Maschinenraum (Excel) und puzzelt die Dutzenden von Tabellenkalkulationen jedes Anführers zusammen. Als Ergebnis entsteht ein Entwurf der Gewinn- und Verlustrechnung, der dann überprüft wird und eine Kaskade neuer Diskussionen auslöst. 

Im Laufe des Monats, in dem das Budget erstellt wird, bleibt alles dynamisch - insbesondere wenn es um die Belegschaft geht. Mitarbeiter kündigen und müssen möglicherweise ersetzt werden. Mitarbeiter fordern eine Gehaltserhöhung oder kündigen. Diese Ereignisse tragen dazu bei, dass die Versionen immer wieder aktualisiert werden - v1, v2, v17. Sobald die Tinte trocken ist (oder sollte ich sagen, die .xlsx gespeichert ist?), ändern sich die Dinge wieder. 

Diese Praxis hat jedoch trotz all ihrer Vorzüge einen kritischen Fehler: Sie geht von einer statischen Welt aus. Beim Festlegen und Fixieren messbarer Ziele erwarten Unternehmen implizit, dass der Boden unter ihnen unverändert bleibt.

Budgets produzieren finanzielle Ziele, keine umsetzbaren Geschäftspläne

Der veraltete Aspekt dieser Tradition liegt nicht im Setzen von Zielen, sondern in der statischen, zeilenweisen Planung der Finanzen, die für das gesamte Geschäftsjahr festgelegt wird. Doch die Natur der Unternehmen ist dynamisch.

• Wird Ihr Kostenbudget noch gültig sein, wenn die Einnahmen hinter den Erwartungen zurückbleiben? Höchstwahrscheinlich nicht.

• Wird Ihr im November des Vorjahres geplanter Engineering-Teamleiter unter diesen Umständen noch genehmigt werden? Höchstwahrscheinlich nicht.

• Wird Ihre Kostenstellenstruktur das ganze Jahr über statisch bleiben? Unklar - aber die Gesamtziele für Umsatz und EBITDA höchstwahrscheinlich ja.

Statische Pläne illustrieren nur einen Weg, Ihr Ziel (P&L; Rule of 40, EBITDA) zu erreichen - niemand interessiert sich dafür mit mehr verfügbaren Informationen.

Warum werden Finanzpläne nicht ständig mit Ist-Zahlen und sich ändernden Variablen aktualisiert?

• Es erfordert viel Zeit, jede Kostenposition zeilenweise zu aktualisieren

• Es kostet Abstimmung mit Stakeholdern + Dutzenden von Tabellenkalkulationen

Ein neues Paradigma für die Planung: Echtzeit-Neuplanung

Die Lösung besteht nicht darin, das Budget zu verwerfen, sondern es zu transformieren. Lassen Sie Ihr Budget den Kurs setzen, aber nutzen Sie die Kraft der Echtzeit-Neuplanung und Zusammenarbeit, um die Planung dynamisch zu gestalten. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzstrategien mit der Agilität anzupassen, die in der heutigen schnelllebigen Welt erforderlich ist.

Hier ist ein Beispiel:

1. Der CTO benötigt einen Senior Engineer anstelle des im Budgetplan aufgeführten Junior Engineers

2. Er reicht einen neuen Genehmigungsantrag ein

   • Zuerst, das Personalteam genehmigt aus der Perspektive von Einstellung und Organisationsdesign

   • Zweitens, die Finanzabteilung genehmigt, dass Budget vorhanden ist

3. Nach der Genehmigung wird die Anforderung direkt ins ATS übertragen

   • Das Personal hat Transparenz darüber, welche Positionen besetzt werden sollen

   • Die Finanzabteilung hat Transparenz über die Kostenauswirkungen

   • Führungskräfte haben Transparenz darüber, wie sie im Vergleich zu ihrem Budget abschneiden

Anstelle mehrerer Tabellen arbeiten Führungskräfte, Finanz- und Personalteam auf einer Plattform mit Benutzerberechtigungen und integriertem Genehmigungsprozess zusammen.

Technologie für situative Anpassungsfähigkeit nutzen

Das Aufkommen integrierter Softwarelösungen hat die Barrieren zur Echtzeit-Finanzagilität beseitigt. Diese Tools bieten nahtlose Updates der Finanzprognosen, sodass Unternehmen mit beispielloser Geschwindigkeit auf Änderungen reagieren können. Die Zusammenarbeit und Zugriffskontrollen auf Daten rationalisieren den Planungsprozess weiter und gewährleisten, dass alle Teile der Organisation in Echtzeit synchronisiert sind.

Dieser technologische Sprung ist nicht nur mit Effizienz verbunden; es ist ein grundlegender Wandel, wie Unternehmen ihre Finanzfunktionen betrachten. Die Finanzen werden zu mehr als nur einem schlichten Hüter von Zahlen; sie transformieren sich zu einem strategischen Partner, ausgestattet mit Echtzeit-Einblicken, um die Entscheidungsfindung auf höchster Ebene zu leiten.

Finanzen: Vom Wachmann zum Navigator

Durch das Annehmen der Echtzeit-Geschäftsplanung entwickelt sich die Rolle der Finanzabteilung weiter. Anstatt Echtzahlen mit dem Budget zu vergleichen, sollte sie Führungskräfte darin unterstützen, ihre aktualisierten Pläne zu realisieren, während sie im Budget verbleiben. 

Stellen wir uns die oben beschriebene Situation des CTO noch einmal vor.

Anstatt Genehmigungen abzulehnen, weil ein Senior Engineer eingestellt werden soll, sollten sie Wege aufzeigen, wie der CTO diese Anstellung vornehmen kann, während die Kosten konstant bleiben.

Dies geht über das Sammeln und Verarbeiten von Daten hinaus, um zu einem Navigator zu werden, der die gewaltigen Datenmengen interpretiert, um den Kurs voraus zu bestimmen. Diese Partnerschaft zwischen Finanzen und dem gesamten Unternehmen ist nicht nur von Vorteil; sie ist essentiell für das Überleben in einer Ära, in der Anpassungsfähigkeit gleichbedeutend mit Erfolg ist.

Fazit: Die unvermeidliche Evolution

Der Übergang von der jährlichen Planung zur Echtzeit-Geschäftsplanung ist nicht nur ein Trend; es ist ein evolutionärer Schritt in der Reife von Geschäftspraktiken. Da wir die Komplexitäten der modernen Geschäftsumgebung navigieren, ist die Fähigkeit, in Echtzeit zu adaptieren, nicht lediglich ein Vorteil; es ist eine Notwendigkeit.