Personalplanung ist ein wesentlicher Aspekt zur Vorhersage Ihrer Finanzen. Traditionell haben viele Unternehmen auf Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel vertraut, um ihre Personalplanungsprozesse zu verwalten. Aber mit dem Wachstum von Unternehmen und der zunehmenden Komplexität ihrer Belegschaft kann das alleinige Verlassen auf Tabellenkalkulationen zu erheblichen Herausforderungen und Misserfolgen führen. Fragen Sie einfach meinen ehemaligen Chef, der die Geschichte erzählen kann, wie es keine gute Idee war, große, stark manuelle Budgetierungsaufgaben an einen Werksstudenten (also mich) zu übergeben.

In diesem Blogbeitrag werden wir fünf Gründe untersuchen, warum Tabellenkalkulationen bei der Personalplanung oft versagen und wie Sie diese angehen können.

1. Fehlende kritische Kollaborationsfunktionen

Personalplanung benötigt Input von mehreren Stakeholdern wie HR-Manager, Abteilungsleiter und Finanzteams. Stakeholder geben diesen Input in der Regel über separate Tabellenkalkulationen, stark getrieben durch die Notwendigkeit, die Weitergabe sensibler Daten zu kontrollieren. Dies macht es schwierig, die Versionskontrolle aufrechtzuerhalten. Die Abstimmung bleibt bei der Finanzabteilung und ist eine stark manuelle Arbeit, die zu Fehlern, Redundanzen und Verwirrung führt.

Lösung: Personalmanagementlösungen bieten cloudbasierte Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder in Echtzeit Zugriff auf die aktuellsten Daten haben. Während Google Sheets und Excel 365 dies ebenfalls ermöglichen, fehlt ihnen eine entscheidende Fähigkeit: ein effektives Berechtigungssystem. Personalplanungssoftware erleichtert die Zusammenarbeit bei gleichzeitiger Wahrung der Datenintegrität.

2. Risiken der Handhabung sensibler Daten während der Zusammenarbeit

Der Schutz sensibler Daten ist ein vorrangiges Anliegen für Unternehmen. Bei der Personalplanung ist der Austausch vertraulicher Mitarbeiterinformationen zwischen verschiedenen Stakeholdern unvermeidlich. Zusätzlich zu den oben beschriebenen Herausforderungen der Zusammenarbeit stellen Tabellenkalkulationen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, da ihnen robuste Zugriffssteuerungen fehlen - ungewollte Datenpannen sensibler Daten wie Gehälter stellen ein erhebliches Risiko dar, das angegangen werden muss.

Lösung: Hochmoderne SaaS-Lösungen priorisieren die Datensicherheit während der Zusammenarbeit. Diese Plattformen nutzen fortschrittliche Verschlüsselungsprotokolle und Funktionen zum Zugriffsmanagement, um sensible Mitarbeiterdaten zu schützen. Dies bedeutet, dass Sie sicher mit HR, Finanzen und Abteilungsleitern zusammenarbeiten können, während Sie die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Personaldaten sicherstellen. In einer Zeit, in der Datenverletzungen schwerwiegende Folgen haben können, ist dieses Sicherheitsniveau für moderne Unternehmen unverzichtbar.

3. Fehlende Skalierbarkeit

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch die Komplexität Ihrer Personalplanung. Tabellenkalkulationen können beim Umgang mit großen Mengen von Mitarbeiterdaten, insbesondere bei verschiedenen Abteilungen, Standorten oder Positionen, schnell unhandlich und ineffizient werden.

Lösung: Speziell entwickelte SaaS-Lösungen sind mit Blick auf Skalierbarkeit gestaltet. Sie können umfangreiche Datensätze verarbeiten, was es einfacher macht, Personalinformationen zu verwalten und zu analysieren, während Ihr Unternehmen wächst.

4. Fehleranfälligkeit

Tabellenkalkulationen sind berüchtigt für ihre Anfälligkeit für Fehler. Manuelle Dateneingabe und formelbasierte Berechnungen können zu kostspieligen Fehlern in der Personalplanung führen. Ein kleiner Fehler in einer Zelle kann sich durch die gesamte Tabelle ziehen und zu ungenauen Prognosen und Budgets führen, die letztendlich über Einstellung oder Entlassung entscheiden.

Lösung: Dedizierte SaaS-Lösungen enthalten oft automatisierte Datenvalidierungs- und Fehlerprüffunktionen. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich und stellt sicher, dass Ihre Personalplanung auf genauen und zuverlässigen Daten basiert.

5. Unzureichende Überwachung von Kernkennzahlen

Effektive Personalplanung geht über das bloße Zählen der Mitarbeiter hinaus. Sie erfordert eine eingehende Analyse verschiedener Faktoren wie Gehaltsprognosen, Budgetabweichungen und FTE-Entwicklungen. Tabellenkalkulationen können die hoch entwickelten Werkzeuge für fortgeschrittene Datenanalyse fehlen.

Lösung: Spezialisierte Software ist mit robusten Analyse- und Berichterstattungsfunktionen ausgestattet. Diese Werkzeuge ermöglichen es Ihnen, wertvolle Einblicke in Ihre Belegschaft zu gewinnen, sodass Sie fundierte Entscheidungen über Neueinstellungen und Ressourcenzuweisung treffen können - mit der Fähigkeit, auf Abteilungs-, Team- oder Kostenstellenebene detailliert zu analysieren.

Fazit

Obwohl Tabellenkalkulationen lange Zeit ein fester Bestandteil in Unternehmensabläufen waren, versagen sie oft bei der Personalplanung. Die Einschränkungen bei 1) Zusammenarbeit, 2) Risiken bei der Handhabung sensibler Daten, 3) Skalierbarkeitsproblemen, 4) ihrer Fehleranfälligkeit und 5) unzureichenden Überwachungskapazitäten können die Fähigkeit Ihrer Organisation behindern, Ihre Belegschaft effektiv zu planen und zu verwalten.

Um diese Herausforderungen zu meistern und Ihre Personalplanungsprozesse zu optimieren, sollten Sie spezialisierte SaaS-Lösungen wie Cartha in Betracht ziehen. Cartha kann Ihnen helfen, die oben genannten Probleme zu lösen und Zeit zu sparen. Eine einfache Implementierung sichert eine schnelle Amortisation und hilft allen beteiligten Stakeholdern, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren.