Die Personalplanung ist ein wesentlicher Bestandteil des Wachstums einer Organisation. Sie stellt sicher, dass jede Neueinstellung nicht nur den aktuellen Bedarf des Unternehmens erfüllt, sondern auch dessen zukünftige Ausrichtung unterstützt. Dabei geht es nicht nur um die Erhöhung der Mitarbeiterzahl, sondern um strategische Entscheidungen, die sich mit den Zielen, dem Budget und den betrieblichen Anforderungen des Unternehmens decken.

Im Mittelpunkt dieses Prozesses steht der Genehmigungsmechanismus — ein kritischer Kontrollpunkt, der jede Anfrage für eine neue Position bewertet. Dieser Prozess — mal eher implizit gehandhabt, mal sorgfältig gestaltet — beurteilt die Notwendigkeit, Wirkung und den Zeitpunkt jeder potenziellen Einstellung und stellt sicher, dass sie geeignet ist und positiv zu den Zielen der Organisation beiträgt.

Eine ordnungsgemäße Einrichtung von Genehmigungsstatus ist ein wichtiger Eckpfeiler, um Struktur in die Genehmigungen zu bringen. Es ist verlockend, sich in die Automatisierung dieses Workflows zu stürzen, verführt von den Zuwächsen an Effizienz und Geschwindigkeit. In den frühen Phasen jedoch die KISS-Prinzip (Keep It Simple, Stupid) zu befolgen, priorisiert die Datenkorrektheit und Einfachheit gegenüber komplexer Automatisierung. Nur wenn das Volumen der Anfragen die Investition rechtfertigt, sollten Organisationen zu anspruchsvolleren Tools und Prozessen für das Management und die Automatisierung von Genehmigungen übergehen.

Wichtige Erkenntnisse

• Genehmigungsstatus: Verstehen Sie die vier Hauptgenehmigungsstatus und ihre Implikationen.

• Trennung von Belangen: Halten Sie Genehmigungsstatus von Planungsstatus getrennt, um Klarheit zu bewahren.

• Automatisierungszeitpunkt: Automatisieren Sie den Genehmigungsprozess nur dann, wenn das Anfragenvolumen dies notwendig macht, nicht früher.

• Werkzeugunterstützung: Nützen Sie Personalplanungstools wie Cartha für das Management von Genehmigungsstatus und die Automatisierung des Genehmigungsprozesses, wenn es angebracht ist.

Die vier Phasen der Genehmigung

Im Allgemeinen können wir vier verschiedene Genehmigungsstatus definieren — Angefragt, Genehmigt, In der Schwebe und Storniert. Jeder Status stellt einen kritischen Kontrollpunkt dar, der die Entwicklung einer Anfrage zur Personalaufstockung bestimmt.

• Angefragt: Diese initiale Phase signalisiert, dass eine Anfrage für eine neue Position gestellt wurde, aber noch nicht überprüft ist. Dieser Status wird normalerweise übersprungen, wenn eine neue Position direkt vom CFO oder CEO hinzugefügt wird.

• Genehmigt: Das grüne Licht. Ein genehmigter Status bedeutet, dass die Anfrage die notwendigen Evaluierungen bestanden hat und als essenziell und durchführbar innerhalb der aktuellen Strategie und Budget des Unternehmens eingeschätzt wird. Nur in diesem Status geplante Positionen werden in der neuesten Prognose berücksichtigt. Daher ist es entscheidend, mehr Augenmerk auf Planungsannahmen wie erwartete Starttermine oder Vergütung zu legen.

• Pausiert: Eine Pause, kein Stopp. Anfragen in diesem Status sind vorübergehend eingefroren, oft aufgrund von Prioritätsänderungen oder ausstehender weiterer Informationen. Dieser Status hilft, Positionen zu überwachen, die vor der Berücksichtigung in der Finanzprognose genehmigt werden müssen.

• Gestrichen: Das Ende der Linie für eine Anfrage. Ein gestrichener Status zeigt an, dass die Position nach Prüfung nicht mehr benötigt oder realisierbar ist und so die Anfrage aus dem Planungsprozess zurückgezogen wird. Die Nachverfolgung gestrichener Positionen kann helfen, Rückschlüsse auf die Entscheidungsfindung in früheren Planungsphasen zu ziehen.

Trennung von Planungs Status

Die Unterscheidung von Genehmigungsstatus und Planungsstatus — d. h. geplant, aktiv, Onboarding, Urlaub und inaktiv — ist entscheidend für die Klarheit und Effektivität im Personalmanagement. Diese Trennung gewährleistet, dass der Genehmigungsprozess, der sich auf die Entscheidungsfindung bezüglich neuer Einstellungen konzentriert, von den betrieblichen Aspekten der Verwaltung bestehender Mitarbeiterstatus getrennt bleibt.

• Geplant: Positionen, die budgetiert, aber noch nicht besetzt sind. Eine strategische Vorwegnahme zukünftiger Bedürfnisse.

• Aktiv: Mitarbeiter, die derzeit arbeiten und zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

• Onboarding: Der Prozess der Integration eines neuen Mitarbeiters in die Organisation, der aber noch nicht zu arbeiten begonnen hat.

• Urlaub: Mitarbeiter, die aus verschiedenen Gründen, einschließlich Mutterschafts-, Vaterschafts-, Krankheitsurlaub oder Sabbat, vorübergehend nicht arbeiten.

• Inaktiv: Ehemals aktive Positionen, deren Vertrag beendet wurde, z. B. aufgrund von Kündigung oder Entlassung.

Die Aufrechterhaltung einer klaren Trennung zwischen diesen Kategorien ermöglicht einen strukturierteren Ansatz zur Personalplanung, was sowohl die strategische Abstimmung als auch die betriebliche Effizienz steigert.

Die Automation weise angehen

Die Versuchung, den Genehmigungsprozess frühzeitig zu automatisieren, kann zu vorzeitiger Komplexität führen. Die Einhaltung des KISS-Prinzips (Keep It Simple, Stupid) in den Anfangsphasen ist von entscheidender Bedeutung und konzentriert sich darauf, die Datenkorrektheit und Einfachheit sicherzustellen. Automatisierung sollte nur dann ins Spiel kommen, wenn das Anfragenvolumen und die Organisationsstruktur dies erfordern, um einen nahtlosen Übergang zu einem effizienteren und effektiveren Prozess zu ermöglichen.

Vor der Automatisierung sollten Sie Folgendes priorisieren:

• Datenkorrektheit: Sicherstellen, dass alle Informationen genau und aktuell sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

• Einfachheit: Den Prozess einfach halten, um unnötige Komplikationen und Engpässe zu vermeiden.

Bei der Umstellung auf Automatisierung beachten Sie:

• Vordefinierte Genehmigungsmanager: Die Zuordnung spezifischer individueller Verantwortlichkeiten zur Genehmigung von Anfragen verbessert den Prozess.

• Automatische Benachrichtigungen: Das automatische Informieren von Managern über anstehende Genehmigungen durch Systeme stellt sicher, dass keine Anfrage unbemerkt bleibt.

• Maßgeschneiderte Schnittstellen: Die Entwicklung benutzerfreundlicher Plattformen, die Genehmigungen als Aufgaben betrachten, kann die Effizienz und Reaktionszeiten erheblich verbessern.

Dieser Ansatz schont nicht nur Ressourcen, sondern bereitet die Organisation auch auf einen reibungslosen Übergang zu automatisierten Prozessen vor, die sich den sich wandelnden Bedürfnissen des Unternehmens anpassen.

Den Mehrwert von Personalplanungstools nutzen

Personalplanungstools wie Cartha spielen eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung sowohl manueller als auch automatisierter Genehmigungsprozesse. Diese Plattformen bieten einen doppelten Vorteil:

Erstens können Organisationen, indem sie die Genehmigungsstatus jeder Anfrage klar definieren und verwalten, eine enge Kontrolle über ihre Personalexpansion behalten und sicherstellen, dass jeder Schritt gerechtfertigt und mit den übergeordneten Zielen abgestimmt ist. Cartha sorgt auch für Datenqualität, indem es unlogische Statuskombinationen (z. B. aktiv und storniert oder angefragt und aktiv) verhindert.

Zweitens, wenn das Unternehmen wächst und das Volumen der Anfragen die Notwendigkeit für Automatisierung rechtfertigt, werden diese Tools nahtlos in Systeme überführt, die effiziente Genehmigungsworkflows erleichtern. Funktionen wie vordefinierte Genehmigungsmanager, automatische Benachrichtigungen und aufgabenorientierte Schnittstellen können den Genehmigungsprozess von einem Engpass in eine geschmeidige Operation verwandeln.

Die Wahl des richtigen Tools hängt nicht nur von den angebotenen Funktionen ab, sondern auch von seiner Fähigkeit, mit der Organisation zu wachsen und sich anzupassen. Während Unternehmen die Komplexitäten der Personalplanung navigieren, kann das richtige Unterstützungssystem den entscheidenden Unterschied machen und die strategische Vision in operative Realität umsetzen.

Fazit

Der Genehmigungsprozess in der Personalplanung ist eine komplexe Reise, von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Entscheidung. Er dient als kritischer Kontrollpunkt und stellt sicher, dass jede Ergänzung zum Team nicht nur notwendig, sondern auch eine strategische Ergänzung im breiteren organisatorischen Kontext ist. Diese Balance mit einem Mix aus strategischem Weitblick und betrieblicher Effizienz zu halten, ist entscheidend für das Wachstum und die Entwicklung.

Indem Unternehmen die verschiedenen Genehmigungsstatus verstehen, eine klare Trennung zu Planungsstatus bewahren, die Automatisierung mit Vorsicht angehen und die richtigen Tools nutzen, können sie sicherstellen, dass ihr Personalplanungsprozess effektiv und mit ihren strategischen Zielen ausgerichtet ist. Da wir in die Zukunft der Arbeit blicken, wird das Beherrschen dieser Aspekte der Personalplanung essenziell sein, um agile und widerstandsfähige Organisationen aufzubauen.

FAQs

Warum ist die Trennung von Genehmigungsstatus und Planungsstatus wichtig? 
Die Trennung von Genehmigungs- von Planungsstatus gewährleistet Klarheit und Effizienz im Personalmanagement. Sie ermöglicht es Organisationen, Entscheidungsprozesse bezüglich neuer Einstellungen getrennt vom operativen Status der aktuellen Mitarbeiter zu verwalten, wodurch die strategische Abstimmung und operative Ausführung verbessert werden.

Wann sollte ein Unternehmen die Automatisierung seines Genehmigungsprozesses in Betracht ziehen? 
Ein Unternehmen sollte die Automatisierung seines Genehmigungsprozesses in Betracht ziehen, wenn das Volumen und die Komplexität der Anfragen die Investition in Automatisierung rechtfertigen. Dies tritt typischerweise auf, wenn manuelle Prozesse ineffizient oder fehleranfällig werden.

Wie können Tools wie Cartha den Personalplanungsprozess unterstützen?
Tools wie Cartha können den Personalplanungsprozess unterstützen, indem sie Plattformen zur Verwaltung von Genehmigungsstatus und zur Automatisierung des Genehmigungsprozesses bieten. Sie bieten Funktionen wie vordefinierte Genehmigungsworkflows, automatische Benachrichtigungen und benutzerfreundliche Schnittstellen, die den Prozess rationalisieren und effizient mit den organisatorischen Bedürfnissen ausrichten.