In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt erweist sich die Finanzprognose als ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die sich in den stürmischen Gewässern von Marktschwankungen und wirtschaftlicher Unsicherheit zurechtfinden müssen. Dennoch stehen viele Unternehmen vor einer bedeutenden Herausforderung: die genaue Vorhersage und das Management von Personalkosten, oft ihrer größten Ausgabe. Diese Herausforderung betrifft nicht nur Zahlen; es geht darum, die Dynamik des wertvollsten Vermögens eines Unternehmens — seiner Belegschaft — zu verstehen.

Lassen Sie uns einige der Hauptursachen für diese Schwierigkeiten näher betrachten.

Die Herausforderungen bei der Prognose von Personalkosten

Unzureichende Nutzung vorhandener Daten

In vielen Organisationen sind mitarbeiterbezogene Daten auf verschiedene Systeme verstreut, was es zu einer Herkulesaufgabe macht, diese Informationen zu konsolidieren und zu aktualisieren. Diese Fragmentierung führt zu einem Mangel an umfassendem Verständnis der bestehenden Belegschaft, was für die zukünftige Planung entscheidend ist. Die Daten sind vorhanden, aber es ist, als hätte man Puzzleteile, die in verschiedenen Räumen verteilt sind.

Ein gängiges Szenario: Die Frustration zwischen den Beteiligten nimmt aufgrund vorheriger Zusammenarbeitsprobleme ständig zu. Die Finanzabteilung versucht, schlechte Datenqualität mit steigenden Anforderungen an die Datenerfassung zu bekämpfen. Dies führt zu schwierigeren Aufgaben für Beteiligte wie People Operations, Talent Acquisition oder Hiring Managers, die nur marginale Berührungspunkte mit der Personalplanung haben. Infolgedessen fühlen sie sich schnell von der wachsenden Komplexität überwältigt, während der Wert eines richtigen Datenbeitrags nicht erkannt wird.

Den Blick für das große Ganze verlieren

Oft verfangen sich Unternehmen im Kleinklein und konzentrieren sich auf allzu detaillierte Einzelheiten, anstatt die größeren Trends zu verstehen. Dieses Vorgehen gleicht dem, den Wald vor lauter Bäumen nicht zu sehen. Indem sie die größten Hebel für Personalkosten nicht priorisieren, verpassen Unternehmen wertvolle Erkenntnisse, die effektivere Entscheidungsfindungen antreiben könnten.

Stellen Sie sich selbst die folgenden Fragen: Möchten Sie wirklich jeden detaillierten Arbeitsplatzkosten auf Mitarbeiterebene nachverfolgen? Ist es absolut notwendig, jeden einzelnen Vorteil auf Positionsdetail zu berücksichtigen? Die Antwort lautet wahrscheinlich nein, wenn Sie die einfache Frage „Bin ich über oder unter Budget?“ nicht leicht beantworten können.

Schwierige Zusammenarbeit

Die weit verbreitete Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen für das Management von Finanzprognosen führt zu einem weiteren erheblichen Hindernis — der Zusammenarbeit. Wenn Prognoseprozesse auf komplexen, schwer zu navigierenden Tabellenkalkulationen basieren, die mit unklaren Anweisungen gekoppelt sind, wird die effektive Kommunikation und Teamarbeit, die für genaue Vorhersagen unerlässlich sind, behindert.

Häufig kämpfen Organisationen mit dem bekannten GIGO-Problem — Garbage In, Garbage Out. Jeder, der schon einmal mit farbenfrohen Excel-Tabellen gearbeitet hat, die unvollständige kritische Felder enthalten, kennt das Problem. Die Hauptursache liegt sehr oft am Anfang des Personalplanungsprozesses — der richtigen Etablierung der Zusammenarbeit mit den beteiligten Beteiligten. Wenn Sie dies nicht tun, verbringen Sie dank der kaskadierenden Natur von Datenproblemen immer mehr Zeit mit dem Prozess, vergleichbar mit dem Peitschenhieb-Effekt.

Wie Sie Ihre Personalplanung verbessern können

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert einen methodischen Ansatz, bei dem Verbesserungen in handhabbaren Schritten oder Meilensteinen eingeführt werden. Halten Sie die Iterationszyklen kurz und stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Erkenntnisse gewinnen, bevor Sie in die nächste Phase übergehen.

Messung von Kostenelementen auf hoher Ebene

Der erste Meilenstein besteht darin, die Fähigkeit zu erlangen, Abweichungen von Ihrem Budget einfach zu messen. Dieser Schritt zielt darauf ab, einen klaren Überblick darüber zu erhalten, wo die Zahlen im Vergleich zum Plan stehen.

Sie werden überrascht sein, wie viele Unternehmen bereits an diesem Schritt scheitern, weil ihre Datenbasis ein Durcheinander ist. Zu viel Zeit geht in manuelle, sich wiederholende Aufgaben, die fehleranfällig sind und erneut durchgeführt werden müssen, sobald sich nur geringfügige Änderungen in den Annahmen ergeben — was zu mehr Fehlern führt. Die Definition strenger Datenschemata und Feldzuordnungen stellt sicher, dass Sie bei der Interpretation Ihrer Daten hohe Sicherheit haben und vermeiden, dass Sie mit der Bereinigung von Eingaben beginnen, wenn Sie glauben, dass Sie für die Datenanalyse bereit sind.

Analyse der Abweichungstreiber

Sobald Sie die grundlegenden Zahlen im Griff haben, besteht der nächste Schritt darin, tiefer zu verstehen, warum diese Abweichungen auftreten. Diese Analyse ist entscheidend, um zugrunde liegende Trends und Muster zu identifizieren, die zukünftige Prognosen informieren können.

Die Haupttreiber lassen sich in zwei Kategorien einteilen

1. Von der Personalstärke getriebene Abweichungen: Denken Sie daran, dass Abweichungen durch Überbesetzung oder eine Änderung der Quantität verursacht werden. Ungeplante Positionen tragen zu übermäßigen Zahlungen bei.

2. Von der Vergütung getriebene Abweichungen: Dies entspricht ungeplanten Gehaltserhöhungen und allem, was mit der Preisdimension zu tun hat. Wenn Sie hier eine Abweichung feststellen, tauchen Sie tiefer in bedeutende Kostenelemente wie Grundgehalt, variable Vergütung und Sozialabgaben ein. Wenn Sie die Unterschiede dadurch nicht erklären können, könnten Sie auch Vorteile und alternative, einmalige Vergütungen untersuchen.

Umsetzbare Reaktionen auf Abweichungen

Der letzte Schritt besteht darin, die aus der Analyse gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen, um konkrete Maßnahmen zu ergreifen. Dazu könnte es gehören, Budgets anzupassen, Vergütungsstrategien neu zu bewerten oder neue Richtlinien einzuführen. Mit dem Reifegrad des Prognoseprozesses können Unternehmen die Granularität ihrer Analyse erhöhen und zusätzliche Faktoren wie Boni und Vorteile berücksichtigen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Weg zur Beherrschung der Prognose von Personalkosten kein Unterfangen für einen Tag ist. Er erfordert einen strategischen Ansatz, bei dem Unternehmen schrittweise ihre Fähigkeiten aufbauen, angefangen bei einer hochrangigen Ansicht bis hin zu immer detaillierteren Analysen. Indem sie die häufigen Fallstricke angehen und einen strukturierten, auf Meilensteinen basierenden Ansatz annehmen, können Unternehmen ihre Finanzprognose von einer herausfordernden Aufgabe in ein mächtiges Werkzeug für strategische Entscheidungsfindung verwandeln. Lassen Sie uns nicht nur Zahlen vorhersagen, sondern die Zukunft unseres wertvollsten Vermögens — unserer Mitarbeiter — verstehen und planen.